12 unverzichtbare Tipps für die Planung der perfekten Gruppenreise

Ganz egal, ob du mit drei oder mit dreißig Leuten wegfährst – Gruppenreisen können eine echte Herausforderung sein. Bei all der mühseligen Planung, Organisation und Buchung für mehrere Personen könntest du durchaus in Versuchung geraten, den gemeinsamen Trip schon abzuhaken, bevor er überhaupt begonnen hat.

Glücklicherweise gibt es ein paar einfache Tipps, die Reisenden aller Art unkomplizierte und sorgenfreie Gruppenreisen ermöglichen und damit für jeden ein echtes Vergnügen werden.

Richtet einen Kommunikationskanal ein

Facebook Messenger, Facebook-Gruppen, WhatsApp, E-Mail, Stift und Papier ... die Möglichkeiten sind unbegrenzt!

Tu dir selbst einen Gefallen und richte einen Kommunikationskanal ein, über den sich alle Mitreisenden austauschen können. Dafür gibt es jede Menge Möglichkeiten: Facebook, E-Mail, WhatsApp oder jede andere beliebte Plattform.

So kannst du sicherstellen, dass jeder weiß, wo er der ganzen Gruppe eine Frage stellen oder ein Gespräch über die Reise beginnen kann, ohne alte Nachrichten durchsuchen oder alle Mitreisenden einzeln ansprechen zu müssen. Am besten verwendest du einfach die Plattform, die die meisten von euch nutzen. Damit können auch alle Schritte bei der Planung eurer Gruppenreise besprochen werden und keiner wird vergessen.

Klärt die finanzielle Situation

Entscheidet als Gruppe, wie ihr es mit der Bezahlung für eure Reise halten möchtet. Zahlt eine Person alles im Voraus und bekommt dann Geld von den anderen wieder? Wird jede Rechnung gleichmäßig unter allen Mitreisenden aufgeteilt?

Der Einfachheit halber raten wir euch, ein paar Apps herunterzuladen, die euch das Rechnen und das mühselige Aufdröseln von Rechnungen abnehmen. Die extrem praktische App „Splitwise“ zeigt euch jederzeit an, wer wem wie viel Geld schuldet. Das Beste: Sie ist kostenlos und sowohl für iPhone als auch für Android erhältlich. Außerdem gibt es die App „Venmo“, mit der du deinen Reisebegleitern Zahlungserinnerungen senden kannst.

Du kannst diese Apps nicht nur auf der Reise selbst nutzen, sondern auch schon im Vorfeld, um die Flug- und Unterkunftsbuchungen zu erleichtern.

Sprecht schon im Voraus über eure Reisevorlieben

Bevor ihr mit den Buchungen beginnt, solltet ihr herausfinden, welche Vorlieben alle Mitreisenden haben. Welche Unterkünfte kommen in Frage? Wie hoch darf das Budget sein? Sind deine Reisebegleiter Naturfreunde oder Stadtmenschen? Ist jemand von ihnen ein Feinschmecker, ein Modefreak oder ein Architektur-Fan?

Je besser du deine Gruppe kennst, desto geringer ist das Risiko von Streitigkeiten und Kopfzerbrechen durch Meinungsverschiedenheiten über die Unternehmungen während der Reise.

Bucht zuerst die Flüge

Besiegelt eure Reisepläne, indem ihr als Erstes die Flüge bucht. Du wirst erleichtert sein, wenn du erst einmal weißt, wer dabei ist und wohin ihr alle zusammen reisen werdet. Sobald es ein Start- und Enddatum gibt, wird es euch viel leichter fallen, zu organisieren und euch darauf zu einigen, was genau ihr auf eurer Reise erleben wollt.

Ein zusätzlicher Vorteil: Je früher ihr bucht, desto mehr könnt ihr sparen, da Flugpreise für gewöhnlich steigen, je näher das Reisedatum rückt.

Wenn ihr Schwierigkeiten habt, ein gemeinsames Reiseziel zu finden, könnt ihr es mit momondos Trip Finder probieren. Mit ihm könnt ihr euer Budget festlegen, euren Startflughafen wählen und sogar bestimmen, für welche Art von Reise ihr euch interessiert (Städte, Strände, Natur, Nachtleben usw.)

Weitere Infos:

Kauft die Tickets gemeinsam

Nach Möglichkeit solltet ihr nach getroffener Entscheidung eine Person aus eurer Gruppe damit betrauen, die Tickets für alle zu buchen. So habt ihr eine größere Chance, Sitzplätze nebeneinander zu bekommen.

Ihr könnt die Tickets natürlich auch separat kaufen, lauft dann aber Gefahr, nicht am selben Datum, zum selben Zeitpunkt oder zum selben Preis zu fliegen. Falls alle von verschiedenen Flughäfen aus anreisen, könnt ihr einzeln auf momondo nach Flügen suchen und die Verbindungen speichern, die euch am günstigsten erscheinen. Später, wenn alle zum Buchen bereit sind, könnt ihr sie auf jedem Gerät oder Computer wieder aufrufen.

Dazu müsst ihr euch zuerst Profile auf momondo einrichten; sobald ihr den Flug eurer Wahl gefunden habt, müsst ihr nur auf das kleine Herz in der oberen rechten Ecke des Suchergebnisses klicken, um ihn zu euren Favoriten hinzuzufügen. Sobald alle Mitreisenden dann ihre Flüge koordiniert haben, kannst du dann ganz entspannt deine Flüge buchen und der Gruppenreise steht nichts mehr im Weg!

Durchdenkt alle Unterkunftsoptionen

Bringt in Erfahrung, welche Unterkunftsarten es für eure Reise gibt, und entscheidet dann, welche von ihnen für alle am besten geeignet ist. Möchte jeder ein eigenes Hotelzimmer? Möchte die ganze Gruppe zusammen in einem Apartment oder Ferienhaus wohnen? Wie wäre es mit einer malerischen Pension auf dem Land? Die Möglichkeiten sind unbegrenzt! (Naja, jedenfalls fast.)

Kümmert euch um die Details

Ihr habt euren Flug und euer Hotel ... wie kommt ihr jetzt vom Flughafen dorthin?

Es reicht nicht, einfach zu wissen, wohin ihr reisen und wo ihr übernachten werdet; ihr solltet euch auch um die Details kümmern. Wie kommt ihr vom Flughafen zum Hotel? Wollt ihr in der Stadt ein Fahrrad mieten? Habt ihr in den Restaurants eurer Wahl reserviert?

Solche Kleinigkeiten zählen, damit niemand von euch überhastete Entscheidungen in letzter Sekunde treffen muss. Dennoch lautet der nächste Tipp:

Übertreibt es nicht mit der Planung

Wenn man für mehrere Personen gleichzeitig organisieren muss, gerät man leicht in Versuchung, den Zeitplan für alle vom Aufwachen bis zum Schlafengehen minutiös auszuarbeiten. Versucht aber, ein paar Stunden oder sogar Tage für spontanes Sightseeing mit Einheimischen, Ausgehabende, ausgedehntes People-Watching, Einkäufe und so weiter freizuhalten.

Lasst ein wenig Raum für ungeplante Abenteuer, die sich bekanntermaßen jederzeit einstellen können.

Lege deine eine eigene To-Do-Liste an

Ist ein Konzert auf deiner Liste von Dingen, die du auf Reisen unbedingt tun willst? Dann zieh es durch!

Nur weil du in einer Gruppe reist, bedeutet das nicht, dass du deine persönlichen Wünsche und Vorstellungen im Urlaub nicht realisieren kannst. Du gibst vielleicht mehrere hundert Euro für deine Reise aus; also solltest du sie auch genießen, oder?

Erstelle eine eigene Liste an Dingen, die du unbedingt unternehmen möchtest, und vergiss nicht, dem Rest der Gruppe zu sagen, dass diese Dinge dir sehr wichtig sind. Wer weiß, vielleicht möchten sich andere ja gern anschließen.

Räum etwas Zeit für dich allein ein

Du willst auf einer Gruppenreise auch mal allein sein? Kein Problem

Gruppenreisen können ziemlich anstrengend sein, ganz unabhängig von ihrer Dauer. Da man den ganzen Tag über von anderen Menschen umgeben ist, werden die meisten in der Gruppe absolut nichts dagegen haben, ein wenig Zeit allein zu verbringen.

Als Gruppe solltet ihr im Voraus abklären, dass ihr nicht jede wache Minute zusammen verbringen müsst, nur weil ihr gemeinsam unterwegs seid. Es ist absolut okay, allein ins Museum zu gehen, ein Buch zu lesen, in einem Café zu entspannen, schwimmen zu gehen – eben alles, wonach euch der Sinn steht. Solange ihr alle damit einverstanden seid, wird es deswegen kein Drama geben.

Teilt die Aufgaben untereinander auf

Lasst nicht eine Person die gesamte Planung, Buchung und Finanzverwaltung übernehmen – es ist nicht fair, wenn alles an einem hängen bleibt. Erkennt eure individuellen Stärken und verteilt alle anfallenden Aufgaben danach, was jedem von euch am meisten liegt. Wenn jemand zum Beispiel gut darin ist, günstige Hotelangebote zu finden, sollte diese Person sich um die Buchung der Unterkünfte kümmern. Wer ein Händchen für das Aufspüren von interessanten Ausflugzielen hat, könnte die Planung für Touren und Sightseeing übernehmen.

Nutzt Offline-Apps

Apps sind unglaublich nützlich; vor allem diejenigen, die das Reisen für alle leichter machen. Es kann nie schaden, ein paar Offline-Stadtführer herunterzuladen, wenn du nicht dein ganzes Mobildaten-Kontingent aufbrauchen oder Roaming-Gebühren zahlen willst, um Wegbeschreibungen und Informationen über Sehenswürdigkeiten zu erhalten. Glücklicherweise hat momondo 24 solcher Apps entwickelt, die du kostenlos auf dein iOS-Gerät laden kannst.

Erfahre mehr darüber, wie du reisen kannst wie ein Profi: